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Job Title: Executive Administrative Assistant
Pay Rate: $24 / hr (DOE)
Location: Kalamazoo, MI
Area Code: 269
ZIP Code: 49001
Start Date: Right Away
Keywords: #adminJobs #ExecutiveAssistantJobs #AdminAssistant
Shift: 1st, 7:00 AM to 4:00 PM
Benefits:
* Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision
* 401k
* On the job training / cross-training
* Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.
* Accident and critical illness insurance optional.
* Scheduled performance reviews
* Referral program
Job Description:
With minimum supervision, and reporting to general manager or above, responsible for administrative and/or project-oriented duties of considerable scope, sensitivity and complexity requiring extreme confidentiality, independent judgement, familiarity with applicable procedures coordination and follow-through.
Responsibilities:
* Following established procedures, perform a variety of administrative responsibilities.
* Operate word processor, personal computer, or CRT
* Creating documents containing financial or statistical data or scientific, technical or legal terminology.
* Enter and manipulate data on spreadsheet, database or file management program and perform a broad range of typing projects.
* Identify needs and initiate administrative projects, establishing priorities and procedures
* Delegate portions of assignments and offer support and assistance to others as required.
* Collect data, conduct research and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects.
* Proofread and correct grammatical, typographical, compositional, or data errors.
* Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing.
* May ascertain which items are to be delegated and follow-up for timely responses.
* Respond to moderately complex correspondence or draft response for review and signature.
* Interface effectively with team members, functional departments and customers.
* Screen calls and respond to a broad range of inquires from all levels of employees and external contacts.
* Closely monitor calendar and make appointments as required.
* Make domestic or international travel arrangements.
* Coordinate with internal and external executive-level staff to schedule in-house and off-site meetings.
* May be in charge of arrangements for travel and hotel accommodations, meal menus, recreational programs, guest speakers and developing agendas.
* Maintain confidential records and reports.
* Perform other related responsibilities.
Education and Experience:
* 4 years related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities.
* High School Diploma / GED
Skills and Knowledge:
* Ability to accurately type 60 wpm.
* Thorough knowledge of office equipment and administrative procedures.
* Ability to accurately record meeting proceedings.
* Computer skills.
* Effective verbal, written and interpersonal communication skills.
* Ability to work effectively with others and be a participative team player.
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EOE/F/M/Disability/Veterans
Puesto: Asistente administrativo ejecutivo
Salario: $24/hora (según la experiencia)
Ubicación: Kalamazoo, MI
Código de área: 269
Código postal: 49001
Fecha de inicio: Inmediatamente
Palabras clave: #adminJobs #ExecutiveAssistantJobs #AdminAssistant
Turno: 1.°, de 7:00 a. m. a 4:00 p. m.
Beneficios:
* Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, atención dental y de la vista
* 401k
* Capacitación en el trabajo/capacitación cruzada
* Seguro de vida, seguro por discapacidad y seguro de vida voluntario para miembros de la familia disponibles.
* Seguro por accidente y enfermedad grave opcional.
* Evaluaciones de desempeño programadas
* Programa de referencias
Descripción del puesto:
Con una supervisión mínima y reportando al gerente general o superior, responsable de tareas administrativas y/o orientadas a proyectos de alcance, sensibilidad y complejidad considerables que requieren confidencialidad extrema, juicio independiente, familiaridad con los procedimientos aplicables, coordinación y seguimiento.
Responsabilidades:
* Seguir los procedimientos establecidos, realizar una variedad de responsabilidades administrativas.
* Operar un procesador de textos, una computadora personal o un CRT.
* Crear documentos que contengan datos financieros o estadísticos o terminología científica, técnica o legal.
* Ingresar y manipular datos en una hoja de cálculo, una base de datos o un programa de administración de archivos y realizar una amplia gama de proyectos de mecanografía.
* Identificar necesidades e iniciar proyectos administrativos, estableciendo prioridades y procedimientos.
* Delegar partes de las tareas y ofrecer apoyo y asistencia a otros según sea necesario.
* Recopilar datos, realizar investigaciones y compilar información utilizando una variedad de cálculos matemáticos para una amplia gama de informes y proyectos.
* Revisar y corregir errores gramaticales, tipográficos, de composición o de datos.
* Leer el correo, resaltar acciones o elementos importantes, adjuntar archivos o información relevante antes de distribuirlos.
* Puede determinar qué elementos se deben delegar y hacer un seguimiento para obtener respuestas oportunas.
* Responder a correspondencia moderadamente compleja o borradores de respuesta para su revisión y firma.
* Interactuar de manera eficaz con los miembros del equipo, los departamentos funcionales y los clientes.
* Filtrar llamadas y responder a una amplia gama de consultas de todos los niveles de empleados y contactos externos.
* Monitorear de cerca el calendario y programar citas según sea necesario.
* Organizar viajes nacionales o internacionales.
* Coordinar con el personal interno y externo de nivel ejecutivo para programar reuniones internas y externas.
* Puede estar a cargo de los arreglos para viajes y alojamiento en hoteles, menús de comidas, programas recreativos, oradores invitados y desarrollar agendas.
* Mantener registros e informes confidenciales.
* Realizar otras responsabilidades relacionadas.
Educación y experiencia:
* 4 años de experiencia relacionada en la oficina o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas.
* Diploma de escuela preparatoria / GED
Habilidades y conocimientos:
* Capacidad para escribir con precisión 60 palabras por minuto.
* Conocimiento completo de equipos de oficina y procedimientos administrativos.
* Capacidad para registrar con precisión los procedimientos de las reuniones.
* Habilidades informáticas.
* Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal.
* Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo.
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