| Description:
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Titre du poste : Chargé(e) des contrats, Produits et services
Contrat : 12 mois (renouvelable)
Lieu de travail : Montréal, QC
salaire : 31$/heure
Role hybride
Indicatif régional : 514, 438, 450
Code postal : H4Z
Keywords #Aviation.industry
Le rôle et les principales responsabilités:
La responsabilité principale du chargé des contrats est de
*Effectuer les tâches administratives de bout en bout pour les fournisseurs (PtP) ou les clients (OTC) pour les secteurs d'activité PnS et les processus concernés.
*Conseiller et former les parties prenantes sur ces processus.
Plus précisément, le responsable des contrats doit :
*Etre un utilisateur expert d"OtC et de PtP (c"est-à-dire connaître tous les processus pertinents, FPM, etc.)
*Comprendre les besoins métier de chaque ligne d"activité et les processus spécifiques (et aider à les documenter pour l"équipe du Bureau des contrats si nécessaire) afin de pouvoir conseiller et recueillir à l"avance toutes les exigences d"approbation en fonction des besoins des différents départements (Conformité, Secrétariat général (PoA…), Finance, Assurance, Fiscalité, Trésorerie, Juridique, etc.) conformément aux réglementations en vigueur
*Former les parties prenantes aux processus d'approbation et à leurs exigences.
*Réaliser les activités OtC en temps opportun, du début à la fin, sur les dossiers
recueillir au préalable toutes les exigences en matière d'approbation en fonction des besoins des différents services (Conformité, Secrétariat général (procurations, etc.), Finance, Assurance, Fiscalité, Trésorerie, Juridique, etc.) conformément à la réglementation en vigueur
*Informer et former les parties prenantes sur les processus d'approbation et leurs exigences.
*Effectuer les activités OtC en temps opportun, du début à la fin, pour les contrats attribués :
o passation de contrats et facturation dans SAP
o suivi des workflows dans SAP
*Effectuer les activités PtP en temps opportun pour les contrats attribués.
*Assurer le suivi auprès des parties prenantes pour garantir un traitement en temps opportun lorsque cela est nécessaire (par exemple, validations, etc.).
*Documenter et partager les meilleures pratiques avec ses pairs et le GPO concerné.
*Tenir à jour un référentiel des documents fréquemment demandés par les clients (copie des statuts, certificat fiscal, états financiers audités, etc.)
*Proposer des améliorations pour simplifier les processus lorsque cela est possible.
*Consulter le GPO concerné sur les cas inhabituels, très complexes ou nouveaux pour obtenir des conseils si nécessaire.
Education et expérience:
* Diplôme universitaire en administration des affaires ou équivalent et au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le back-office, les opérations ou un domaine similaire.
*Capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe internationale et multiculturelle évoluant à un rythme soutenu.
*Esprit pratique et volonté d'apprendre/de comprendre les choses.
* Attitude persévérante et positive, axée sur l'action.
* Capacité à travailler de manière efficace et efficiente sous pression et à respecter les délais. Sens aigu du service client, de la responsabilité et de l'appropriation des tâches.
*Compétences organisationnelles avérées, avec la capacité de traiter plusieurs demandes simultanément tout en restant attentif aux détails.
*Excellente maîtrise de l'anglais (à l'oral et à l'écrit) ; la connaissance d'autres langues est un atout.
*Très bonne maîtrise de l'informatique, avec une expérience et un enthousiasme pour SAP ERP
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Job Title: Contract Officer, Products and Services
12 month renewable contract
Location: Montreal, QC
Hourly rate: 31$/h
Hybrid role
Area code: 438, 514, 450
Postal code: H4Z
Keywords: #Marketing.jobs #Marketing.specialist.jobs #Aviation.industry
The role and main responsibilities
The core responsibility of the Contract Officer is to:
*Perform the end-to-end back-office tasks for suppliers (PtP) or customers (OtC) for the PnS Lines of Business and processes in scope.
*Advise and train stakeholders on these processes.
In more detail the Contract Officer shall:
*Be an OtC and PtP champion user (ie know all the relevant processes, FPM etc…)
*Understand each LoB business needs and specific processes (and help document them for the Contract Office team where needed) so as to be able to advise and collect all approval requirements upfront based on various departments requirements (Compliance, Corporate Secretary (PoAs…), Finance, Insurance, Taxation, Treasury, Legal etc…) as per existing regulations.
*Educate/train stakeholders on approval processes and their requirements.
*Perform OtC activities timely from beginning to end on assigned contracts:
o contracting and billing in SAP
o following up on workflows in SAP
*Perform PtP activities timely on assigned contracts.
*Follow-up with stakeholders to ensure timely processing where needed (eg approvals etc…).
*Document and share best practices with their peers and the relevant GPO.
*Maintain a repository of documents customers frequently asked for (copy of statutes, taxation certificate, audited financial statements etc…)
*Suggest improvements to simplify processes where possible.
*Consult with the relevant GPO on unusual/very complex/new cases for advice when needed.
Education and Experience:
*University degree in Business Administration or equivalent and minimum 3 years of work experience in back-office, operations or similar. Ability to work effectively in an international and multicultural fast-paced team environment.
*Hands-on with a willingness to learn/figure things out.
*Ability to work efficiently and effectively under pressure and meet deadlines.
*Strong sense of customer service, ownership and accountability.
*Proven organizational skills with the ability to handle multiple queries simultaneously while maintaining attention to detail.
*Good interpersonal and communication skills.
*Excellent English skills (verbal & written), knowledge of other languages is an asset.
*Highly computer literate, with experience and enthusiasm for the SAP ERP.
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